Ο συμβολαιογράφος είναι άμισθος δημόσιος λειτουργός που απολαμβάνει την μονιμότητα, και αποχωρεί υποχρεωτικά από την υπηρεσία του μόλις συμπληρώσει το 70ο έτος της ηλικίας του, στον οποίο το Κράτος έχει εκχωρήσει μέρος της άσκησης δημόσιας εξουσίας [στρογγυλή σφραγίδα με εθνόσημο].
Δημοσιονομικά αντιμετωπίζεται ως ελεύθερος επαγγελματίας. Είναι απόφοιτος της Νομικής Σχολής και διορίζεται από το Κράτος ύστερα από επιτυχία του σε διαγωνισμό που οργανώνει το ίδιο.
Τα έγγραφα που συντάσσει είναι δημόσια έγγραφα και παρέχουν πλήρη απόδειξη.
Το ιδιωτικό έγγραφο, εφόσον θεωρηθεί από συμβολαιογράφο, λαμβάνει βέβαιη χρονολογία, αφού συνταχθεί η σχετική συμβολαιογραφική πράξη.
Τα καθήκοντα του συμβολαιογράφου αναφέρονται ενδεικτικά στις διατάξεις του Ν. 2830/2000 που αποτελεί τον Κώδικα των Συμβολαιογράφων.
Η ουσιώδη αποστολή του, που εκτελεί ως εκπρόσωπος του κράτους που τον διορίζει και του απονέμει το καθεστώς του κατόχου δημόσιου αξιώματος, είναι να προσδώσει γνησιότητα στις πράξεις και τις συμβάσεις που συντάσσει για τους πελάτες του σε διάφορους τομείς του δικαίου όπως το αστικό δίκαιο, το οικογενειακό δίκαιο και το εμπορικό δίκαιο.
Όπως και οι δικαστικές αποφάσεις τα συμβολαιογραφικά έγγραφα είναι εκτελεστoί τίτλοι, επιτρέποντας στα συμβαλλόμενα μέρη να επιβάλλουν τις υποχρεώσεις τους απευθείας από τα εκτελεστικά όργανα της πολιτείας, χωρίς να πρέπει να απευθυνθούν στα δικαστήρια. Τοποθετώντας τη σφραγίδα του κράτους δίπλα στις υπογραφές των μερών στα έγγραφα που συντάσσει, ο συμβολαιογράφος είναι υπεύθυνος για το περιεχόμενο και τη μορφή :
Διασφαλίζει ότι η διαδικασία ελέγχου ταυτότητας έχει τηρηθεί τέλεια.
Το συμβολαιογραφικό έγγραφο εκφράζει τις επιθυμίες αυτών που το υπογράφουν, τη σωστή τους ταυτότητα και την ημερομηνία και την ουσία των δεσμεύσεών τους.
Α1. Συμβολαιογράφος και πολίτες.
Ως νομικoί σύμβουλοι των οικογενειών, οι συμβολαιογράφοι ενημερώνουν τις οικογένειες σχετικά με τους νόμους που διέπουν την καθημερινή τους ζωή που συχνά φαίνονται περίπλοκοι. Οι συμβολαιογράφοι είναι εκεί για να δώσουν απαντήσεις στα νομικά και φορολογικά ζητήματα που θέτουν οι οικογένειες σχετικά με την περιουσία τους, το σύμφωνο συμβίωσης, τις γονικές παροχές, τις δωρεές, τις διαθήκες, κ.λπ.
Οι συμβολαιογράφοι δεν διευθετούν μόνο τις συνέπειες που έχουν στην ατομική ιδιοκτησία, γεγονότα όπως το διαζύγιο, ο θάνατος ή ένα ατύχημα. Συμβουλεύουν επίσης τις οικογένειες ανά πάσα στιγμή, για να προετοιμάσουν τη μεταβίβαση περιουσιακών στοιχείων ή να τροποποιήσουν τη δομή ενός περιουσιακού τους στοιχείου, σύμφωνα με τις τρέχουσες ή μελλοντικές ανάγκες.
Οι συμβολαιογράφοι είναι επίσης εκεί για να βοηθήσουν τις οικογένειες να αξιοποιήσουν στο έπακρο τις ευκαιρίες που προσφέρει η Ευρωπαϊκή Ένωση. Αυξανόμενος αριθμός πολιτών ζουν, σπουδάζουν, παντρεύονται, χωρίζουν και πεθαίνουν σε κράτος μέλος διαφορετικό από το δικό τους. Σε απάντηση στην απαίτησή τους για ασφάλεια δικαίου, οι συμβολαιογράφοι συμβουλεύουν για τις διάφορες διατάξεις που ισχύουν, οι οποίες μπορεί να διαφέρουν από το ένα κράτος μέλος στο άλλο.
Α2. Συμβολαιογράφος και επιχειρήσεις.
Οι συμβολαιογράφοι συμβουλεύουν επιχειρήσεις οι οποίες για να αναπτυχθούν έχουν ανάγκη ενός περιβάλλοντος που εγγυάται διαφάνεια και ασφάλεια δικαίου. Οι συμβολαιογράφοι παραδίδουν τα στοιχεία αυτά μέσω παροχής αμερόληπτων συμβουλών, αξιόπιστου ελέγχου ταυτότητας και εγγράφων παρέχοντας με τον τρόπο αυτό γρήγορες, αποτελεσματικές και καινοτόμες υπηρεσίες προς τις επιχειρήσεις.
Α3. Συμβολαιογράφος και ακίνητη περιουσία.
Η απόκτηση ενός ακινήτου είναι μια από τις μεγαλύτερες αποφάσεις στην ζωή ενός ανθρώπου ή μιας οικογένειας γιατί αυτό θα αποτελέσει το περιβάλλον διαβίωσης του για πολλά χρόνια, θα διαμορφώσει την καθημερινότητα του και τις σχέσεις του με τους συνανθρώπους του σε μεγάλο βαθμό αλλά και γιατί ταυτόχρονα αποτελεί μια σημαντική οικονομική επένδυση. Πρόσθετα η αγορά ακινήτων είναι κινητήριος μοχλός της ελληνικής και της ευρωπαϊκής οικονομίας.
Οι λόγοι αυτοί οδήγησαν τον νομοθέτη να δώσει την αποκλειστική αρμοδιότητα στους συμβολαιογράφους να συντάσσουν συμβόλαια αγοραπωλησίας ακινήτων αλλά παράλληλα να συμβουλεύουν και να παρακολουθούν τα μέρη κατά την υπογραφή της πράξης. Αγοραστής και πωλητής χρειάζονται αμερόληπτες συμβουλές από συμβολαιογράφο, ο οποίος είναι ειδικός σε ακίνητα και ο οποίος, κατά την επικύρωση της τελικής τους συμφωνίας, θα της δώσει αποδεικτική αξία και εκτελεστότητα επιπλέον της νομικής ασφάλειας που αναλογεί στην βαρύτητα της συναλλαγής.
Οι μεταβιβάσεις ακινήτων βρίσκονται στον πυρήνα της κοινωνικής και οικονομικής ζωής. Πολλά μέρη εμπλέκονται στις πράξεις αυτές όπως : δικηγόροι, νομικοί σύμβουλοι, πολιτικοί μηχανικοί, αρχιτέκτονες, λογιστές, οικονομικοί σύμβουλοι, τραπεζικοί οργανισμοί και τέλος το ίδιο το κράτος.
Οι συμβολαιογράφοι βρίσκονται στο επίκεντρο της διαδικασίας μεταβίβασης ακινήτου. Οργανώνουν και διευκολύνουν όλα τα εμπλεκόμενα μέρη με σκοπό την ορθή σύνταξη της πράξης προς όφελος των συμβαλλόμενων μερών και της κοινωνίας. Συγκεντρώνουν τις απαραίτητες προκαταρκτικές πληροφορίες, διατηρούν συνεχή επικοινωνία με τα μέρη, ελέγχουν τα έγγραφα, υποβάλλουν παρατηρήσεις και διορθώνουν τυχόν λάθη. Σε αρκετές περιπτώσεις εισπράττουν και καταβάλλουν τους φόρους και επιμελούνται την εγγραφή της πράξης στα δημόσια βιβλία. Σε πολλά κράτη αλλά τελευταία και στην Ελλάδα ο συμβολαιογράφος και το γραφείο του λειτουργούν σαν Υπηρεσία μιας Στάσης [one stop shop], δηλαδή ο πολίτης λαμβάνει συγκεντρωμένα από αυτόν το σύνολο των υπηρεσιών που αφορούν μια ενέργεια και δεν απευθύνεται σε περισσότερες δημόσιες υπηρεσίες.